Künstliche Intelligenz (KI) verändert in der heutigen Geschäftswelt nahezu alle Arbeitsbereiche, Arbeitsweisen und die Art, wie Daten analysiert werden. Algorithmen durchforsten Millionen von Gerichtsakten, um den Wert von Personenschäden zu bestimmen. Software mit künstlicher Intelligenz hilft im Krankenhaus bei der Früherkennung und Therapie von Krankheiten. Service und Support werden durch virtuelle Assistenten (z. B. Chatbots) automatisiert: Künstliche Intelligenz erfindet völlig neu, wie wir in einer digitalen Welt riesige Informationsmengen verarbeiten und nutzen.
Selbst vor der Kunst macht Artificial Intelligence nicht halt. So schuf ein intelligenter Algorithmus 2018 das Kunstwerk „Portrait of Edmond de Belamy“, das beim Auktionshaus Christie’s für über 430.000 US-Dollar versteigert wurde. 2019 wurde die ART AI Gallery gegründet, die sich auf KI-generierte Kunst spezialisiert. KI ist nun fraglos eine neue Quelle der Wertschöpfung in vielen Lebens- und Arbeitsbereichen.
Künstliche Intelligenz: weniger Kosten, weniger Aufwand
Bei der Erstellung, Analyse und Verarbeitung von Dokumenten hilft KI modernen Unternehmen dabei, Kosten, Zeit und Aufwand nachhaltig zu reduzieren. Sie unterstützt bei der Umwandlung von unstrukturierten in strukturierte Daten. Diese können dann in nachgelagerte Anwendungen eingespeist und die Geschäftsprozesse automatisiert werden.
PDF-Technologie, der weltweit anerkannte Standard für digitale Dokumente, integriert künstliche Intelligenz zunehmend in Workflows, um die User Experience und Geschäftseffizienz zu verbessern. So können Anwender verschiedene Versionen eines Dokuments schneller und präziser vergleichen und dabei menschliche Fehler und Verarbeitungskosten reduzieren. Intelligente Algorithmen können in Layout oder Inhalt die kleinsten Unterschiede zwischen scheinbar identischen Dokumenten erkennen – und damit notwendige Änderungen ermitteln. KI kann auch den Dokumententyp identifizieren und das Dokument an die entsprechende Abteilung weiterleiten.
In international agierenden Unternehmen kann KI bei Übersetzungen dienen und Sprachbarrieren überwinden. Sie spart damit weitere Übersetzungskosten und -zeit. Und in Fällen, in denen Dokumente bzw. bestimmte Passagen geschwärzt werden müssen, um persönliche Informationen wie Namen, Geldbeträge oder geistiges Eigentum unkenntlich zu machen und zu schützen, kann KI diese sensiblen Daten in großen Dateimengen aufspüren. Die KI-gestützte Technologie Computer Vision wird beispielsweise dazu eingesetzt, kritische Informationen in visuellen Daten wie etwa Fotos zu identifizieren und notwendige Änderungen anzuzeigen.
Wertvolle Daten durch Automatisierung
Intelligent Document Processing (IDP, deutsch: Intelligente Dokumentenverarbeitung) ist eine schnell wachsende Technologie, die es Unternehmen erlaubt, automatisiert relevante und wertvolle Daten aus komplexen Dokumenten aufzuspüren und sie in nachgelagerten Geschäftsprozessen zu nutzen. IDP-Lösungen stützen sich auf eine Vielzahl von Technologien, zum Beispiel optische Zeichenerkennung, natürliche Sprachverarbeitung, Computer Vision oder Machine Learning. IDP kann auch die Bearbeitung von Versicherungs- oder Bankformularen, die Aufnahme von Patienten oder die Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen und Krediten automatisieren.
Behörden können die Verarbeitung ihrer Formulare im großen Umfang optimieren und so ihre Dienstleistungen verbessern und Kosten senken. Banken und Versicherungen können ihre Kosteneffizienz und Kundenzufriedenheit verbessern, indem sie Genehmigungen beschleunigen, Kundenbedürfnisse besser verstehen und die Genauigkeit erhöhen. Und auch Anwaltskanzleien profitieren, wenn sie ihre rechtlichen Dokumente schneller und präziser analysieren, erstellen und weitergeben können.
IDP ist in einer Vielzahl von Branchen auf dem Vormarsch. Der Markt für 2020 wurde auf 700 Millionen US-Dollar geschätzt. Das Analystenunternehmen Everest Group geht davon aus, dass IDP im kommenden Jahr sogar zwischen 55 und 65 Prozent wachsen wird. Große wie kleine Unternehmen sollten daher beginnen, ihre Prozesse zu überprüfen und festzustellen, wo und wie intelligente Dokumentenlösungen Mehrwert schaffen können. Kostensenkungen und Produktivitätssteigerungen sind in der Regel die Hauptgründe für die Einführung von IDP und KI-gestützten Prozessen. Aber auch die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden sowie Umsatzsteigerungen sind wichtige Argumente.
Der Weg zur intelligenten Verarbeitung
Für viele Unternehmen beginnt der Weg zur KI-gestützten Dokumentenverarbeitung mit der Digitalisierung von Papierdokumenten und der Umstellung auf ein papierloses Büro. Die Umwandlung von Papierdokumenten und -formularen in digitale Dokumente erfordert einen Hochleistungsscanner und Software, die bei der massenhaften Konvertierung unterstützt. Papierdokumente sollten in gescannte Bilder und dann in PDFs umgewandelt werden. Mit der digitalen Umstellung öffnet sich dann die Tür zur intelligenten Verarbeitung der Daten in den Dokumenten.
Je nachdem, wie komplex die zu automatisierenden Prozesse sind, kann der Weg zu intelligenten Dokumenten und KI-gesteuerten PDF-Workflows ein bedeutendes Unterfangen sein. Allerdings wiegen die Vorteile in Bezug auf Kosteneffizienz, Produktivität, Kundenzufriedenheit und Umsatzgenerierung zu schwer, um sie zukünftig zu ignorieren.
Über die Autorin:
Karolin Köstler kam 2018 als erstes europäisches Marketingteam-Mitglied zu Foxit, einem führenden Anbieter innovativer PDF-Produkte und -Dienstleistungen, der Wissensarbeitern hilft, ihre Produktivität zu steigern und mehr mit Dokumenten zu erreichen. In Europa ist sie für Corporate Marketing, Public Relations und Produktmarketing verantwortlich. Foxit hat über 650 Millionen Anwender und über 425.000 Kunden in mehr als 200 Ländern, von KMUs bis hin zu global agierenden Konzernen. Das Unternehmen unterhält Niederlassungen in der ganzen Welt, inklusive den USA, Asien, Europa (mit Sitz in Berlin) und Australien.
